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# Article 4 -- Gestion des notes de frais
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## 4.1 Fonctionnement général
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L'entrepreneur·e doit saisir ses notes de frais dans notre logiciel de
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gestion.
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Chaque note de frais doit avoir un justificatif scanné, et saisi dans ce
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logiciel.
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Les dates et les montants doivent correspondre pour qu'elle soit
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valide.
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L'entrepreneur·e sera remboursé.e à chaque fin de mois, uniquement si
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la trésorerie de son activité le permet. A défaut de trésorerie
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suffisante, les notes de frais valides pourront-être remboursées
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ultérieurement, lorsque la trésorerie de l'activité le permettra.
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L'entrepreneur·e s'engage à conserver l'ensemble des justificatifs
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originaux pendant une durée de 4 ans et devra être en mesure de fournir
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l'ensemble de ces justificatifs à la CAE, si celle-ci en fait la
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demande.
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En cas de contrôle fiscal, les notes de frais rattachées à l'activité
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de l'entrepreneur.e peuvent être invalidées par l'administration et un
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redressement peut avoir lieu. En cas de redressement, celui-ci se fera
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sur l'activité de l'entrepreneur.
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## 4.2 Les frais de réceptions
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Lorsque l'entrepreneur.e invite une ou plusieurs personnes à déjeuner
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dans le cadre de son activité, alors il doit écrire au dos du
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justificatif, le nom de l'entreprise et des invités.
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## 4.3 Les frais kilométriques
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L'entrepreneur·e qui effectue des déplacements professionnels avec son
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véhicule doit fournir les documents suivants :
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- carte grise
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- attestation d'assurance couvrant ses déplacement professionnels
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Chaque déplacement doit être saisi dans un journal qui doit contenir les
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informations suivantes :
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- La date,
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- Le nombre de kilomètres parcourus,
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- L'objet du déplacement (client, salon, etc.),
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- Le lieu
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- Le nombre total de kilomètre parcourus dans l'année
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- Le montant du remboursement [[Site officiel de
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calcul](https://www.economie.gouv.fr/particuliers/bareme-kilometrique)]
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(https://www.economie.gouv.fr/particuliers/bareme-kilometrique)
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## 4.3 Les immobilisations corporelles
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Un achat de matériel dépassant 500€, et dont la durée d'usage est
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supérieur à 1 an est considéré comme une immobilisation.
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Dans ce cas, l'achat devra être préalablement approuvé par Astrolabe
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avant de pouvoir faire l'objet d'une note de frais.
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L'entrepreneur·e s'engage à racheter son matériel à sa valeur nette
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comptable s'il venait à quitter la société. Cette condition est
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nécessaire pour l'approbation de la note de frais.
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