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Article 4 -- Gestion des notes de frais
4.1 Fonctionnement général
L'entrepreneur·e doit saisir ses notes de frais dans notre logiciel de gestion.
Chaque note de frais doit avoir un justificatif scanné, et saisi dans ce logiciel.
Les dates et les montants doivent correspondre pour qu'elle soit valide.
L'entrepreneur·e sera remboursé.e à chaque fin de mois, uniquement si la trésorerie de son activité le permet. A défaut de trésorerie suffisante, les notes de frais valides pourront-être remboursées ultérieurement, lorsque la trésorerie de l'activité le permettra.
L'entrepreneur·e s'engage à conserver l'ensemble des justificatifs originaux pendant une durée de 4 ans et devra être en mesure de fournir l'ensemble de ces justificatifs à la CAE, si celle-ci en fait la demande.
En cas de contrôle fiscal, les notes de frais rattachées à l'activité de l'entrepreneur.e peuvent être invalidées par l'administration et un redressement peut avoir lieu. En cas de redressement, celui-ci se fera sur l'activité de l'entrepreneur.
4.2 Les frais de réceptions
Lorsque l'entrepreneur.e invite une ou plusieurs personnes à déjeuner dans le cadre de son activité, alors il doit écrire au dos du justificatif, le nom de l'entreprise et des invités.
4.3 Les frais kilométriques
L'entrepreneur·e qui effectue des déplacements professionnels avec son véhicule doit fournir les documents suivants :
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carte grise
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attestation d'assurance couvrant ses déplacement professionnels
Chaque déplacement doit être saisi dans un journal qui doit contenir les informations suivantes :
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La date,
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Le nombre de kilomètres parcourus,
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L'objet du déplacement (client, salon, etc.),
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Le lieu
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Le nombre total de kilomètre parcourus dans l'année
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Le montant du remboursement [Site officiel de calcul]
(https://www.economie.gouv.fr/particuliers/bareme-kilometrique)
4.3 Les immobilisations corporelles
Un achat de matériel dépassant 500€, et dont la durée d'usage est supérieur à 1 an est considéré comme une immobilisation.
Dans ce cas, l'achat devra être préalablement approuvé par Astrolabe avant de pouvoir faire l'objet d'une note de frais.
L'entrepreneur·e s'engage à racheter son matériel à sa valeur nette comptable s'il venait à quitter la société. Cette condition est nécessaire pour l'approbation de la note de frais.